Un leader technologique B2B recueille des accords de politique grâce à la signature électronique multipartite de DocSend
Une entreprise technologique en pleine croissance avait besoin d'une solution sécurisée de gestion de documents et de signature électronique pour ses opérations internes et son assistance client.
Partenaire depuis
2020
Cas d'utilisation
Témoignage client
Forfait DocSend
Advanced
Un leader technologique B2B recueille des accords de politique grâce à la signature électronique multipartite de DocSend
Une entreprise technologique en pleine croissance avait besoin d'une solution sécurisée de gestion de documents et de signature électronique pour ses opérations internes et son assistance client.
Arrière-plan
Depuis plus de dix ans, ce leader technologique aide les marques du classement Fortune 500 à interagir avec leurs clients au bon moment et via un large choix de canaux. Pour partager des fichiers confidentiels avec ses clients et faire appliquer ses politiques en interne, l'entreprise utilise DocSend pour stocker et organiser ses documents de façon sécurisée.
Le défi
Avant DocSend, le responsable de la sécurité technique envoyait les documents liés à la sécurité des employés pour signature électronique via DocuSign, une solution devenue trop coûteuse et trop complexe pour ses opérations internes simples. L'équipe d'assistance client avait également besoin d'un moyen plus sûr de partager des documents sensibles avec les clients.
La solution
L'entreprise s'est tournée vers la solution de partage sécurisé de documents et Signature électronique DocSend pour protéger les documents sensibles relatifs à la cybersécurité destinés à ses employés et à ses clients.
Partager de façon sécurisée des documents sensibles avec les clients
Le responsable de la sécurité technique a adopté la plateforme DocSend il y a trois ans pour permettre à l'équipe d'assistance client de partager de façon sécurisée des informations sur les produits et services de l'entreprise. Les agents de l'assistance technique avaient l'habitude de communiquer avec les clients par e‑mail et d'envoyer parfois des informations sensibles sur les procédures de sécurité internes de l'entreprise. “Nous avions besoin d'un moyen sûr d'activer et de désactiver facilement l'accès aux liens pour nous assurer que les bonnes informations étaient envoyées aux bonnes personnes”, explique le responsable. DocSend leur permet d'envoyer de façon sécurisée des documents sensibles concernant les politiques de l'entreprise à des clients en en limitant l'accès dans le temps. Les équipes gardent ainsi la main sur la confidentialité des données de leur entreprise et savent exactement qui accède aux rapports SOC 2 internes qui renseignent sur la manière dont l'entreprise protège les données de ses clients.
Les fonctionnalités de statistiques et de suivi pour les documents de DocSend offrent davantage de visibilité et de flexibilité qu'un simple partage de lien sur Google Drive.
Il arrive que le service d'assistance client doive partager sur un portail d'assistance des fichiers contenant des informations sensibles sur les données des clients. Lorsque ces documents sont hébergés dans DocSend, leur accès est protégé par un mot de passe afin d'éviter tout risque. Cette couche de sécurité supplémentaire renforce la relation de confiance entre l'entreprise et ses clients. “Si un client a besoin d'une solution d'assistance personnalisée, notre équipe l'importera dans les dossiers d'assistance et ne partagera les informations sensibles qu'avec ce client”, explique le responsable. Les employés comme les clients de l'entreprise ont ainsi l'assurance que leurs documents sont protégés contre tout accès non autorisé.
Remplacer DocuSign pour simplifier l'intégration des employés
Garant des politiques et des pratiques de sécurité au sein de l'organisation, le responsable de la sécurité technique s'est demandé comment il pourrait utiliser DocSend à d'autres fins dans le cadre de ses fonctions. La cybersécurité touche tous les départements de l'entreprise, y compris le service juridique, les ressources humaines, l'IT et l'assistance client. Les nouvelles recrues doivent notamment signer une politique de cybersécurité interne à leur arrivée, puis mettre à jour leur signature chaque année. Pour le responsable de la sécurité technique, DocSend pouvait justement faciliter la collecte de ces documents signés.
Tout nouvel employé ou sous‑traitant doit signer un document relatif à notre politique interne dans DocSend. Je sais ainsi qui a signé nos politiques de sécurité dont nous avons besoin pour les audits annuels. C'est un gain de temps pour les ressources humaines.
Avant, l'équipe de sécurité technique utilisait DocuSign, une solution trop complexe pour ses besoins. “Il y avait trop d'options et trop d'autorisations à configurer là où j'avais besoin de collecter de simples signatures. L'interface et l'expérience utilisateur de DocuSign étaient trop complexes et j'avais du mal à savoir qui avait signé les documents nécessaires”, se souvient le responsable. L'équipe devait payer une licence supplémentaire pour accéder au logiciel, ce qui était trop coûteux pour la fonctionnalité de signature électronique de base dont elle avait besoin. Puis elle s'est rendu compte qu'elle pouvait essayer la fonctionnalité de signature électronique de DocSend, déjà incluse dans leur forfait. Comme ils utilisaient déjà DocSend pour partager sans risque des documents avec leurs clients, il était assez logique de tester également l'option de signature électronique du logiciel.
DocSend est un outil formidable. Grâce à la signature électronique multipartite, je sais en temps réel qui a consulté et signé nos documents. Je n'ai plus besoin de déranger les RH à ce sujet ni de courir après les signatures.
Une solution de signature électronique multipartite simple et économique pour suivre les documents relatifs à la politique de cybersécurité
La fonctionnalité de signature électronique de DocSend a su séduire l'équipe de sécurité technique en lui permettant d'envoyer facilement et de façon sécurisée des documents au sein de l'entreprise. “Dès que j'ai appris que vous proposiez la signature électronique multipartite, j'ai su qu'il était temps d'arrêter d'utiliser DocuSign”, précise le responsable de la sécurité technique. Contrairement à DocuSign, DocSend est facile à utiliser et dispose de tout ce dont l'équipe a besoin pour recueillir plus de 300 signatures d'employés sur des documents de politique interne. “Chaque année, nous faisons l'objet d'un audit et nous sommes tenus de prouver que tous les employés ont bien signé notre politique de conservation des données. La signature électronique multipartite de DocSend nous permet de montrer aux auditeurs que nous ne transigeons pas sur la confidentialité. Nous pouvons même leur préciser l'heure exacte à laquelle un employé a signé un accord”, ajoute le responsable. L'équipe de sécurité technique de l'entreprise sait qui a signé les documents et veille à ce que l'entreprise respecte des politiques strictes en matière de cybersécurité.
Prochain objectif : améliorer l'intégration des nouveaux employés et l'expérience des clients
L'équipe de sécurité technique utilisera DocSend pour améliorer les procédures d'intégration et soutenir la croissance de l'entreprise. L'année prochaine, ils prévoient d'unifier les pages de garde des politiques à l'aide d'un système tiers de contrôle des versions. L'équipe d'assistance client continuera à envoyer des informations sensibles aux clients, rassurée par le fait que les documents sont protégés par des mots de passe et des liens temporaires dans DocSend. Comme conclut le responsable de la sécurité technique, “DocSend remporte un franc auprès de ma propre équipe et des équipes d'assistance, et l'aventure ne fait que commencer”.