Hvis du arbejder for et kreativt bureau, kender du ikke bare vigtigheden af forslag – du lever forslag.
The en gennemsnitlig virksomhed bruger 24 timer på et enkelt forslag, og de virksomheder, der klarer sig bedst, bruger to timer mere end det. Når du omsætter disse timer til personaleomkostninger … ja, lad os bare sige, at det ikke er billigt at udarbejde forslag.
Når du bruger så meget tid og penge på dine forslag og arbejdsbeskrivelser, vil du gerne opnå tre ting:
- Vise dine kreative evner frem
- Beskytte dine geniale idéer
- Vinde forretning uden besvær
Sagen er den, at nogle teknologier kan gøre det sværere end nødvendigt at se et forslag, hvilket kan føre til en blindgyde i forretningsforhandlinger. De kreative medarbejdere skal også være ekstra opmærksomme på at sikre, at designkoncepter ikke kommer i hænderne på konkurrerende virksomheder. Her vil vi tale om, hvordan du bruger teknologi på den rigtige måde til at sende forslag, gøre livet lettere for dine potentielle kunder, beskytte dine idéer og give dig de data, du har brug for til at vinde flere forretninger.
1. Vis dit kreative arbejde frem med deling af lyd, billeder og video i DocSend
Et almindeligt ordsprog blandt effektive historiefortællere er: "Vis, ikke fortæl". Den samme idé gælder for kreative personer. Nogle gange kan det være mere interessant for en potentiel kunde, at du viser, hvad du kan, frem for blot at opremse dine tjenester. Folk vil ofte gerne se eksempler på dine designs, før de går med til at arbejde med dig. Men oftest er det svært at sende store skitser eller optagelser via e-mail, som har filbegrænsninger. Filer kan nemt distribueres til alle, når de først er ude, og det er endnu mere en hindring for kreative. Som tidligere nævnt er beskyttelse af intellektuel ejendomsret afgørende for alle bureauer, der bekymrer sig om de færdige produkters integritet.
Vi ved, at beskyttelse af din intellektuelle ejendomsret er det vigtigste for dig. Du kan eje og sikre din kreative proces fra start til slut med DocSends avancerede medieformater – fra kundeanskaffelse, administration af forslag og gennemførelse af aftaler. DocSend giver dig mulighed for at fremskynde aftaler ved at give dig både indsigt i og sikkerhed for dine forskellige kreative filtyper:
Kreative billedformater: Beskyt Adobe Photoshop- og Illustrator-designs ved hjælp af DocSends avancerede kontrolfunktioner, samtidig med at du finder potentielle nye forretningsmuligheder.
Videofiler: Bestem, hvilken version af din showreel der virker bedst på nye kunder, og centraliser alle videoer ét sted.
Lydfiler: Skift lange e-mailforslag ud med korte lydoptagelser, sammen med direkte uploadfunktioner, adgangskontrol og avanceret analyse af engagement.
2. Beskyt din intellektuelle ejendomsret
Virtuel pitching åbner dit bureau for mange flere muligheder, men det har også introduceret nogle nye udfordringer i forhold til sikker fildeling og håndtering af forslagsindhold.
Brian Mast, ledende partner i PR-firmaet 104 West, har f.eks. ofte brug for at beskytte historier, der er omfattet af embargo, mod at komme i de forkerte hænder. "Med DocSend kan vi beskytte sikkerheden for vores pitches med embargo ved at kræve en e-mail for at kunne se dem," siger han. "Selv hvis linket videresendes til en anden person, får vi besked om det, og de kan heller ikke se det uden at oplyse deres e-mailadresse. Det giver os ikke kun en stor sikkerhed for, at en historie ikke kan blive lækket, men giver os også indsigt i mediernes interaktion og forbrug af vores aktuelle pitch."
Brian bruger DocSends sikre klientportaler (den gyldne standard for sikker fildeling), som giver dig mulighed for at sende flere filer i et enkelt link og tilpasse avanceret beskyttelse på individuel basis for hver enkelt fil:
- Dynamiske vandmærker – for automatisk at vise dine seeres oplysninger såsom e-mail, IP-adresse, dato og klokkeslæt, så du ikke behøver at generere separate vandmærker for hvert forslag
- Aftaler med et enkelt klik – for at beskytte intellektuel ejendomsret og andre følsomme forretningsoplysninger, underskrevet i en indbygget oplevelse
- Bekræftelse af e-mailadresse – hvilket begrænser modtagernes adgang til autoriserede beslutningstagere og holder styr på, hvem der kan se dit forslag eller din kontrakt
Beskyttelsesidéer kan være afgørende for, om en ny kunde vælger et andet firma. Lad os sige, at dit koncept for et design bliver sendt videre til et konkurrerende bureau, som ikke blot kan genskabe de samme visuelle elementer på kortere tid, men også tilbyde deres tjenester til en mere overbevisende pris. At vinde nye forretninger handler ikke længere om at få dit navn ud. Du er nødt til at sikre dine idéer ved at tilføje beskyttelse som vandmærker, adgangskoder og indbyggede aftaler.
3. Gør det nemt at arbejde med dig ved at bruge strømlinede kundeportaler
Det virker næsten for simpelt, men du vil blive overrasket over, hvor mange kunder der vælger bureauer, som bare er … nemme at arbejde sammen med. Og en del af at være nem at arbejde sammen med er at kommunikere på en måde, der respekterer kundens indbakke.
Digital fildeling har eksisteret i årtier, men af en eller anden grund kæmper vi stadig med at finde de nyeste versioner af de dokumenter, vi har brug for, hurtigt. Tara Mallen, senior kreativ strateg hos Quartz, siger, "Før DocSend brugte vi en række forskellige værktøjer til at dele vores kreative oplæg og forslag. Men i forbindelse med disse forslag sker der ofte ændringer i sidste øjeblik, hvilket betyder, at vi er nødt til at sende en helt ny e-mail og et nyt link til kunden. DocSend gør det muligt for os at være mere strømlinede og organiserede i vores kundekommunikation."
Det, som Tara beskriver, er en personlig kundeportal, som er et brugerdefineret digitalt område, der er skabt kun til din potentielle kunde eller kundens filer. For at få adgang til alle de filer, der er involveret i din interaktion, skal kunden blot klikke på ét link. Du behøver ikke længere at søge efter vedhæftede filer i e-mails. Det er slut med at spekulere på, om den nyeste version af et forslag virkelig er den mest opdaterede. Og endnu bedre, du kan bevare fuld kontrol over alle dine filer i hver enkelt kundeportal. Uanset om du laver vandmærker på individuelle forslag eller anvender en e-mailgodkendelse på et specifikt designeksempel, forbliver dit arbejde dit eget. Kundeportaler fjerner forvirringen, så kunderne kan få adgang til alt det, de har brug for, på ét dedikeret sted.
4. Optag voiceover-videoer for at give forslag liv
Decks sent via email don’t always pop the way you need them to. That’s why some creative agencies are sending more personalized video recordings to stand out.
Asynkrone videooplæg er hurtigt blevet et must, hvor 26 % af handlerne afsluttes hurtigere med forslag, der er baseret på video. Når du sender et asynkront videopitch, giver du en person mulighed for at se dit pitch, når vedkommende ønsker det – hvilket igen respekterer deres tid og indbakke.
Når du optager et videopitch, optager du normalt din skærm og dit ansigt, så du kan ramme den rette tone hos din målgruppe og få dit budskab frem. DocSends integration med Dropbox Capture giver dig mulighed for at oprette korte videooptagelser direkte fra dine personlige kundeportaler, så alt dit indhold er samlet i ét område.
5. Indsaml analyser af dine videoforslag og lydoptagelser
Når du eksperimenterer med videoforslag, vil du sandsynligvis gerne vide, om de er det værd. Selvom det er sandt, at videopitches ikke tager meget ekstra tid at lave, når du har lavet et par stykker, skal du stadig sørge for, at du bruger dine ressourcer effektivt for at vinde nye forretninger.
DocSend-videoanalyse kan hjælpe dig med at teste og finpudse din strategi for videopitches. Desuden kan du nu også indsamle detaljerede analyser af lydfiler. DocSend giver dig også en score for besøgsengagement, som kan vise dig, om din gæst kunne se og høre filen, samt hvor hurtigt de afspillede filen. Her er blot nogle få oplysninger, som du kan få, når du begynder at sende videoer og lydfiler til potentielle kunder:
- Procentdel af afspilningstid – for at finde ud af, hvor langt seerne kommer igennem dit pitch eller din mp3. Test versioner på 30, 60 og 90 sekunder, og se forskellen.
- Spring over – for at vurdere, om nogle afsnit skal omarbejdes.
- Spol tilbage – for at se, hvilke afsnit der enten er mest interessante eller har brug for en uddybning.
- Baggrundsoplysninger – for at se, om du virkelig har fanget nogens opmærksomhed, eller om de afspiller din video i baggrunden, mens de kigger på noget andet.
6. Udfør brugerdefinerede kontrakter med DocSends indbyggede e-signatur
At vinde nye forretninger er den mest spændende del af at finde potentielle kunder, men det er også forbundet med en del administrativt arbejde: udarbejdelse og godkendelse af kontrakten.
At få en kontrakt over målstregen er forbundet med en masse frem og tilbage, især når der er mange beslutningstagere involveret. Undgå forsinkelser i godkendelsen med DocSends e-signatur, som giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede underskriftfelter ved træk og slip eller aktivere signering med et enkelt klik for op til 10 forskellige underskrivere.
Samlet set er signering med et enkelt klik en game changer for afkortning af din salgscyklus. Du vil ikke kun kunne lide det, fordi din kunde underskriver kontrakten hurtigere, men også fordi din kunde kun skal klikke én gang for at oprette en juridisk bindende underskrift.
Er du klar til at se, hvordan DocSend fungerer i realtid? Start din gratis prøveversion nu.
